Guide d'utilisation de Cumuloc

1. Présentation

Cumuloc est une application de gestion locative pour propriétaires bailleurs, en nom propre ou en société (SCI). Elle est organisée autour de vos usages du quotidien :

• Gestion mensuelle : déclarer les loyers, générer quittances et reçus conformes en PDF, suivre les échanges avec le locataire ;
• Suivi des actions à réaliser : une liste de rappels (loyers à déclarer, révisions, AG de copropriété, finalisation des entrées/sorties…) ;
• Documents du bail : produire le contrat de bail, les états des lieux et inventaires, les faire signer en ligne, les archiver ;
• Changement de locataire : publier une annonce en ligne avec photos et recevoir les candidatures et pièces ;
• Rentabilité (à venir) : coût toutes charges comprises vs revenus.

Les documents peuvent partir automatiquement vers Google Drive et par email au locataire. Vous pouvez gérer plusieurs structures avec délégation de gestion et personnaliser vos modèles.

Chaque structure de gestion est appelée une entité (voir §3). Toutes vos données (biens, baux, quittances…) sont rattachées à une entité.

2. Compte & connexion

Créer un compte

Depuis la page de connexion, cliquez sur « Créer un compte », renseignez votre email et un mot de passe. Vous êtes ensuite invité à créer votre première entité (§3).

Se connecter

Deux méthodes :

• Email + mot de passe classiques ;
• « Se connecter avec Google », si l'administrateur a configuré l'intégration Google (§4).

Changer son mot de passe

Une fois connecté, ouvrez le menu Mon compte (en bas de la barre latérale) → « Changer mon mot de passe ». Il faut saisir le mot de passe actuel puis le nouveau (8 caractères minimum). Cela fonctionne sans email.

Mot de passe oublié

Le lien « Mot de passe oublié ? » envoie un email contenant un lien de réinitialisation (valable un temps limité). Si l'envoi d'emails n'est pas configuré sur le serveur, contactez l'administrateur, qui peut réinitialiser votre mot de passe (§22).

3. Entités & délégation de gestion

Une entité représente la structure au nom de laquelle les loyers sont perçus : vous-même en nom propre, ou une SCI. Elle porte l'adresse, le SIRET et l'IBAN utilisés sur les documents.

Créer / modifier une entité

Via le menu Mon compte → Mes entités, ou Toutes mes entités pour la liste. Vous pouvez gérer plusieurs entités et basculer de l'une à l'autre à tout moment depuis ce menu.

Rôles

• Propriétaire : accès complet à l'entité, y compris la configuration Google et la délégation ;
• Gestionnaire : gère le quotidien (biens, baux, quittances) sans toucher aux réglages sensibles.

Déléguer la gestion

Un propriétaire peut inviter une autre personne (par email) à gérer l'entité. L'invité reçoit une invitation ; à sa première connexion avec cet email, l'accès est automatiquement rattaché à son compte.

4. Intégration Google (Drive & Gmail)

L'intégration Google est optionnelle : sans elle, l'application fonctionne et stocke les PDF localement. Avec elle, les documents partent automatiquement dans votre Drive et vous pouvez consulter les échanges d'emails avec vos locataires.

Configuration (une fois, par l'administrateur)

1. Créer un projet sur la console Google Cloud ;
2. activer les API Google Drive et Gmail ;
3. configurer l'écran de consentement OAuth et créer un identifiant « Application Web » ;
4. déclarer les URI de redirection de votre domaine (ex. https://votre-domaine/auth/google/callback) ;
5. saisir l'identifiant et le secret dans Intégration Google (menu Mon compte).

Connecter le compte d'une entité

Dans Paramètres de l'entité, cliquez sur Connecter Google Drive et autorisez l'accès. Un jeton chiffré est stocké par entité. Vous pouvez choisir le dossier Drive de destination des documents, et le partage privé ou partagé des dossiers locataires.

5. Navigation & barre latérale

La barre latérale à gauche donne accès aux grands usages de l'entité en cours :

• Actions à réaliser — vos rappels du moment (§6) ; une pastille indique le nombre d'actions à court terme ;
• Quittances — créer et suivre les quittances et reçus (§13) ;
• Baux & locataires — vos baux et leurs locataires (§8) ;
• Mes biens — vos logements et leur copropriété (§7) ;
• Changement de locataire — annonces & candidatures (§17) ;
• Rentabilité — à venir (§18).

En bas de la barre :

• Mon compte — entités, paramètres, administration, mot de passe, déconnexion ;
• Découvrir Cumuloc — la présentation rapide (fenêtre de bienvenue) ;
• Guide détaillé — ce guide ;
• Contacter le développeur — envoyer un message (§21).

6. Actions à réaliser

Cet écran (icône ) rassemble tout ce qui vous attend, regroupé par logement et scindé en deux volets : Locataire et Copropriété. On y retrouve notamment les loyers non déclarés, les révisions de loyer, les échéances d'AG et de charges de copropriété, ou la finalisation d'une entrée/sortie.

• À court terme d'abord : par défaut seules les actions des deux prochains mois sont affichées ;
• Voir tous les rappels de l'année : affiche aussi les échéances plus lointaines ;
• Marquer comme fait : la croix retire une action ; elle réapparaîtra à sa prochaine occurrence ;
• Réinitialiser tous les rappels : réaffiche d'un coup toutes les actions que vous aviez retirées (les échéances encore d'actualité reviennent).

7. Mes biens & copropriété

Un bien est un logement (appartement, maison…). Menu Mes biens : la liste des logements, avec accès rapide à leur modification et, pour ceux en copropriété, aux rappels de copro.

• Adresse, code postal, ville — la ville du bien est celle utilisée en bas des documents (contrat, état des lieux) ;
• Code / référence courte : sert à numéroter et nommer les fichiers de quittance, au format Code_AA_MM (ex. M2_26_07) ;
• Type : notamment meublé ou non meublé. Le type meublé débloque l'inventaire du mobilier (§10) ;
• Copropriété : informations d'assemblée générale et de charges, qui alimentent les rappels des Actions à réaliser (§6).

8. Baux & locataires

Menu Baux & locataires. Un bail lie un bien à son locataire : les coordonnées du locataire (identité, email, téléphone) sont saisies directement sur le bail. L'email est important : il sert à l'envoi des quittances, à la signature électronique et à la recherche des échanges dans Gmail (§12).

Créer un bail

À la création, renseignez :

• le locataire (identité et coordonnées) et un éventuel garant ;
• date de début, durée et préavis ;
• loyer hors charges et charges ;
• dépôt de garantie ;
• indice IRL de référence, pour les révisions de loyer (§16).

Si Google est connecté, le bail dispose de son propre dossier Drive, dont le lien est repris dans les emails de notification.

Le contrat, l'état des lieux et l'inventaire

Le contrat, l'état des lieux d'entrée et l'inventaire sont datés à la date de début du bail ; l'état des lieux de sortie à la date de départ. La ville affichée en bas est celle du logement.

9. Mes documents & signature électronique

Depuis un bail, l'écran Mes documents pilote le cycle de vie de chaque document (contrat, état des lieux, inventaire) en quatre étapes :

1. Générer le document en PDF à partir de vos modèles et des données du bail ;
2. Valider : le document est figé (son contenu ne bouge plus) et prêt à signer ;
3. Faire signer : le locataire signe en ligne via un lien sécurisé ; sa signature est ajoutée au PDF (une page de signature est jointe au document) ;
4. Archivage automatique : le document signé est archivé et, si Google est connecté, déposé sur le Drive.

Signature électronique

Le locataire reçoit (ou vous lui ouvrez) une page publique de signature, accessible par un lien à usage unique, sans avoir besoin de compte. Il consulte le PDF puis dessine sa signature. Vous suivez l'avancement depuis Mes documents.

10. États des lieux & inventaire

Depuis un bail, vous pouvez :

• générer l'état des lieux d'entrée et de sortie (PDF), les valider et les faire signer (§9) ;
• générer l'inventaire du mobilier — proposé uniquement si le bien est meublé ;
• téléverser votre propre fichier (PDF ou image) si l'état des lieux a été réalisé avant votre inscription. Taille maximale d'un fichier : 15 Mo.

11. Finaliser l'entrée & la sortie

Pour chaque bail, un encart de finalisation récapitule ce qui reste à faire, avec des pastilles vertes (fait) ou rouges (à faire).

Entrée dans les lieux

• valider et faire signer le bail ;
• valider et signer l'état des lieux d'entrée ;
• valider et signer l'inventaire du mobilier (si meublé) ;
• importer l'attestation d'assurance habitation du locataire ;
• préparer et envoyer le mail de bienvenue — facultatif, proposé en dernier.

Sortie

Dès qu'une date de sortie est saisie, un second encart suit la finalisation de la sortie : état des lieux de sortie et, le cas échéant, inventaire de sortie à valider et signer.

12. Gérer ma location & historique des emails

Depuis un bail, Gérer ma location rassemble les documents, l'envoi d'emails au locataire et l'historique des échanges.

Historique des échanges par email

Si Google est connecté, l'encart Historique des échanges reprend les emails reçus et envoyés avec l'adresse du locataire, lus dans votre messagerie Gmail (métadonnées uniquement, rien n'est stocké).

• Ouvrir / fermer l'encart (l'état est mémorisé) ; tant qu'il est fermé, aucun appel à Gmail ;
• Recherche : filtre sur tout l'historique, mais toujours borné aux échanges avec ce locataire ;
• Barre de défilement et zone redimensionnable (hauteur mémorisée) ;
• chaque objet est un lien qui ouvre le message dans Gmail.

13. Quittances & reçus de loyer

Créer et valider

Menu Quittances. Le circuit type :

1. enregistrer un paiement (mois, montant reçu, date) — statut en attente ;
2. Prévisualiser le PDF pour vérifier le rendu avant de valider et d'envoyer ;
3. validation humaine : la quittance devient définitive, le PDF est généré ;
4. dépôt automatique vers Google Drive et, si vous le choisissez, notification email au locataire.

Charges & dépôt de garantie

• Charges du mois : laissez vide pour utiliser la provision habituelle du bail, ou saisissez un montant spécifique à ce mois ;
• Dépôt de garantie : vous pouvez mentionner un dépôt reçu (versé par le locataire) ou restitué. Il apparaît comme ligne informative.

Ces informations, lorsqu'elles sont renseignées, apparaissent dans l'encart récapitulatif de la quittance, aux côtés du montant attendu, du montant payé et des dates.

Modifier, renvoyer, réessayer

• une quittance en attente se modifie librement ;
• une quittance déjà validée peut être corrigée : le PDF est régénéré et remplacé sur Drive (même lien), sans nouvelle notification ;
• bouton « Notifier / Renvoyer » l'email au locataire (via l'éditeur d'email) ;
• bouton « Réessayer l'envoi Drive » en cas d'échec.

Contenu du document

Les lignes non applicables (TVA, dépôt de garantie) sont automatiquement rayées. Le document porte la mention « Fait à … le … » ; la date de signature correspond à la date de paiement et reste stable même si vous modifiez la quittance ensuite. Les reçus sont distingués des quittances.

14. Modèles & éditeur type Word

La page Modèles regroupe, en deux colonnes, les modèles de documents (à gauche) et les modèles d'emails (à droite) : contrat, état des lieux, inventaire, quittance, emails de notification, etc.

L'éditeur

• édition visuelle type traitement de texte (gras, italique, titres, polices, tailles, tableaux) ;
• règle graduée qui pilote réellement les marges de la page, avec option pour l'afficher/masquer ;
• zoom et interligne réglables ;
• champs à insérer (nom du locataire, montant, dates…) remplacés automatiquement à la génération ;
• historique des versions : revenez à une version précédente en cas de fausse manipulation.

15. Import de documents

Vous pouvez importer un bail ou une quittance en PDF existant : l'application en extrait les informations (locataire, montants…) pour pré-remplir les fiches et vous faire gagner du temps. Vérifiez toujours les valeurs proposées avant d'enregistrer.

16. Courriers de révision & correspondance

L'onglet correspondance permet de générer des lettres de révision de loyer (basées sur l'indice IRL du bail) et des courriers liés à la TEOM (taxe d'enlèvement des ordures ménagères), ainsi que d'envoyer des emails au locataire.

17. Changement de locataire : annonces & candidatures

Le menu Changement de locataire couvre le cycle complet : départ du locataire sortant, publication d'une annonce en ligne, réception des candidatures, puis sélection du nouveau locataire.

Publier une annonce

• créez une annonce (titre, description, loyer, charges, meublé, disponibilité) rattachée à un bien ;
• ajoutez des photos ;
• une fois publiée, l'annonce dispose d'une page publique (adresse /logements/…) que vous pouvez partager.

Recevoir les candidatures

• les candidats remplissent, depuis la page publique, un formulaire (coordonnées, message) et déposent leurs pièces ;
• les candidatures arrivent en statut « nouveau » ; vous les consultez avec leurs pièces depuis l'annonce ;
• l'acceptation d'un candidat aide à pré-remplir le nouveau bail.

18. Rentabilité à venir

Le menu Rentabilité permettra de calculer ce que rapporte et ce que coûte votre investissement locatif, toutes charges comprises : cash-flow et rendement brut, net et net-net. Cette fonctionnalité est en construction.

19. Tableau de bord

Le Tableau de bord (accueil de chaque entité) donne une vue d'ensemble : nombre de biens et de baux actifs, quittances récentes, loyers du mois à déclarer, prochaines actions et suivi de la gestion mensuelle.

20. Paramètres de l'entité

• Coordonnées de l'entité (adresse en 3 champs, SIRET, IBAN) reprises sur les documents ;
• Modèle de quittance : couleur, police, logo, blocs affichés ;
• Signature : téléversée ou dessinée à la souris/au clavier ;
• Intégration Google : connexion Drive, dossier de destination, dossiers locataires privés ou partagés ;
• Modèle d'email de notification personnalisable.

21. Contacter le développeur

Le bouton Contacter le développeur (bas de la barre latérale) ouvre une page pour écrire un message (sujet + texte). Votre message est transmis à l'équipe, qui vous répond par email. Utilisez-le pour signaler un bug, poser une question ou proposer une amélioration.

22. Administration réservé admin

Les comptes administrateurs disposent d'un espace dédié (menu Mon compte → Administration) offrant une visualisation complète des données de l'instance, ainsi que la messagerie et le support.

Vue d'ensemble

• toutes les entités avec leurs compteurs (biens, baux, quittances) et leurs propriétaires ;
• statistiques globales : nombre d'utilisateurs, d'administrateurs, d'entités, de quittances ;
• détail par entité : liste complète des biens, baux et quittances.

Boîte mail & messages de support

• Boîte mail : consulter la messagerie de l'adresse de contact (boîte de réception et messages envoyés), répondre et composer de nouveaux messages. Un badge indique les emails non lus ;
• Messages : les messages envoyés via Contacter le développeur (§21) ; on peut les lire et y répondre par email. Un badge indique les nouveaux messages.

Gestion des utilisateurs

• accorder / retirer le rôle administrateur ;
• activer / désactiver un compte (un compte désactivé ne peut plus se connecter) ;
• réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur (mot de passe temporaire) ;
• supprimer un compte (refusé s'il est le seul propriétaire d'une entité, ou le dernier admin).

23. FAQ & dépannage

Les emails ne partent pas

Si le serveur d'envoi (SMTP) n'est pas configuré, les emails sont seulement journalisés. Demandez à l'administrateur de renseigner les paramètres d'envoi.

« La messagerie Google n'est pas connectée »

Connectez le compte Google de l'entité dans Paramètres, et vérifiez que les API Drive/Gmail sont activées sur le projet Google Cloud (§4).

« Fichier trop volumineux »

La taille d'un téléversement est plafonnée (15 Mo pour un état des lieux). Réduisez la résolution du scan si nécessaire.

Je ne vois pas le menu Administration

Il n'apparaît que pour les comptes administrateurs. Demandez à un administrateur de vous accorder ce rôle.

Un rappel a disparu / je veux le revoir

Dans Actions à réaliser, cliquez sur Réinitialiser tous les rappels pour réafficher les actions précédemment marquées comme faites (§6).