Cumuloc

Guide d'utilisation de Cumuloc

Tout ce qu'il faut savoir pour gérer vos locations : entités, biens, locataires, baux, quittances, états des lieux, courriers et administration. Ce guide suit l'ordre logique d'utilisation, de la création du compte à l'envoi des quittances.

1. Présentation

Cumuloc est une application de gestion locative pour propriétaires bailleurs, en nom propre ou en société (SCI). Elle permet de :

  • centraliser vos biens, locataires et baux ;
  • générer des quittances et reçus de loyer conformes, en PDF ;
  • produire les contrats de bail, états des lieux et inventaires ;
  • envoyer automatiquement les documents vers Google Drive et par email au locataire ;
  • gérer plusieurs comptes/structures avec délégation de gestion ;
  • éditer des modèles de documents et d'emails personnalisés.

Chaque structure de gestion est appelée une entité (voir §3). Toutes vos données (biens, baux, quittances…) sont rattachées à une entité.

2. Compte & connexion

Créer un compte

Depuis la page de connexion, cliquez sur « Créer un compte », renseignez votre email et un mot de passe. Vous êtes ensuite invité à créer votre première entité (§3).

Se connecter

Deux méthodes :

  • Email + mot de passe classiques ;
  • « Se connecter avec Google », si l'administrateur a configuré l'intégration Google (§4).

Changer son mot de passe

Une fois connecté, ouvrez le menu à votre nom (en haut à droite) → « Changer mon mot de passe ». Il faut saisir le mot de passe actuel puis le nouveau (8 caractères minimum). Cela fonctionne sans email.

Mot de passe oublié

Le lien « Mot de passe oublié ? » envoie un email contenant un lien de réinitialisation (valable un temps limité). Si l'envoi d'emails n'est pas configuré sur le serveur, contactez l'administrateur, qui peut réinitialiser votre mot de passe (§16).

Le bouton en forme d'œil dans les champs mot de passe permet d'afficher/masquer ce que vous saisissez.

3. Entités & délégation de gestion

Une entité représente la structure au nom de laquelle les loyers sont perçus : vous-même en nom propre, ou une SCI. Elle porte l'adresse, le SIRET et l'IBAN utilisés sur les documents.

Créer / modifier une entité

Via le menu Choisir une entité → Nouvelle entité, ou Toutes mes entités pour la liste. Vous pouvez gérer plusieurs entités et basculer de l'une à l'autre à tout moment depuis le menu.

Rôles

  • Propriétaire : accès complet à l'entité, y compris la configuration Google et la délégation ;
  • Gestionnaire : gère le quotidien (biens, locataires, baux, quittances) sans toucher aux réglages sensibles.

Déléguer la gestion

Un propriétaire peut inviter une autre personne (par email) à gérer l'entité. L'invité reçoit une invitation ; à sa première connexion avec cet email, l'accès est automatiquement rattaché à son compte.

4. Intégration Google (Drive & Gmail)

L'intégration Google est optionnelle : sans elle, l'application fonctionne et stocke les PDF localement. Avec elle, les documents partent automatiquement dans votre Drive et vous pouvez consulter les échanges d'emails avec vos locataires.

Configuration (une fois, par l'administrateur)

  1. Créer un projet sur la console Google Cloud ;
  2. activer les API Google Drive et Gmail ;
  3. configurer l'écran de consentement OAuth et créer un identifiant « Application Web » ;
  4. déclarer les URI de redirection de votre domaine (ex. https://votre-domaine/auth/google/callback) ;
  5. saisir l'identifiant et le secret dans Intégration Google (menu en haut à droite).

Connecter le compte d'une entité

Dans Paramètres de l'entité, cliquez sur Connecter Google Drive et autorisez l'accès. Un jeton chiffré est stocké par entité. Vous pouvez choisir le dossier Drive de destination des documents, et le partage privé ou partagé des dossiers locataires.

L'accès à Gmail (lecture des échanges) nécessite que l'API Gmail soit activée sur le projet. Si un message d'erreur apparaît dans l'encart des emails, suivez le lien d'activation qu'il propose.

5. Biens

Un bien est un logement (appartement, maison…). Menu Biens.

  • Adresse, code postal, ville — la ville du bien est celle utilisée en bas des documents (contrat, état des lieux) ;
  • Code / référence courte : sert à nommer les fichiers de quittance (ex. Réf_2026_janvier) ;
  • Type : notamment meublé ou non meublé. Le type meublé débloque l'inventaire du mobilier (§8).

6. Locataires

Menu Locataires. Chaque fiche contient l'identité, les coordonnées et surtout l'email : il sert à l'envoi des quittances et à la recherche des échanges dans Gmail (§9).

Un locataire peut être rattaché à un bien, et dispose (si Google est connecté) de son propre dossier Drive, dont le lien est repris sur sa fiche et dans les emails de notification.

7. Baux & page « Gérer le bail »

Créer un bail

Un bail lie un bien et un locataire. À la création, renseignez :

  • date de début, durée et préavis ;
  • loyer hors charges et charges ;
  • dépôt de garantie et éventuel garant ;
  • indice IRL de référence, pour les révisions de loyer (§13).

La page « Gérer le bail »

Point central du bail, organisée en encarts :

  • Bail concerné : récapitulatif, dont la date de début ;
  • Documents : contrat de bail, état des lieux et inventaire (§8) ;
  • Envoyer un email au locataire ;
  • Historique des échanges par email (§9) ;
  • Quittances de ce bail.
Le contrat, l'état des lieux d'entrée et l'inventaire sont datés à la date de début du bail ; l'état des lieux de sortie à la date de départ. La ville affichée en bas est celle du logement.

8. États des lieux & inventaire

Depuis « Gérer le bail », vous pouvez :

  • générer l'état des lieux d'entrée et de sortie (PDF) ;
  • générer l'inventaire du mobilier — proposé uniquement si le bien est meublé ;
  • téléverser votre propre fichier (PDF ou image) si l'état des lieux a été réalisé avant votre inscription. Taille maximale d'un fichier : 15 Mo.

9. Historique des échanges par email

Si Google est connecté, l'encart Historique des échanges reprend les emails reçus et envoyés avec l'adresse du locataire, lus dans votre messagerie Gmail (métadonnées uniquement, rien n'est stocké).

  • Ouvrir / fermer l'encart (l'état est mémorisé) ; tant qu'il est fermé, aucun appel à Gmail ;
  • Recherche : filtre sur tout l'historique, mais toujours borné aux échanges avec ce locataire ;
  • Barre de défilement et zone redimensionnable (hauteur mémorisée) ;
  • chaque objet est un lien qui ouvre le message dans Gmail.

10. Quittances de loyer

Créer et valider

Menu Quittances. Le circuit type :

  1. création d'une quittance (mois, montants loyer/charges, dépôt éventuel) — statut en attente ;
  2. Prévisualiser le PDF (bouton sur la page du document) pour vérifier le rendu avant de valider et d'envoyer ;
  3. validation humaine : la quittance devient définitive, le PDF est généré ;
  4. envoi automatique vers Google Drive et notification email au locataire.

Modifier, renvoyer, réessayer

  • une quittance en attente se modifie librement ;
  • une quittance déjà validée peut être corrigée : le PDF est régénéré et remplacé sur Drive ;
  • bouton « Renvoyer l'email » de notification au locataire ;
  • bouton « Réessayer l'envoi Drive » en cas d'échec.

Contenu du document

Les lignes non applicables (TVA, dépôt de garantie) sont automatiquement rayées. Le document porte la mention « Fait à … le … » ; la date de signature correspond à la date de paiement et reste stable même si vous modifiez la quittance ensuite. Les reçus sont distingués des quittances.

11. Modèles & éditeur type Word

La page Modèles regroupe, en deux colonnes, les modèles de documents (à gauche) et les modèles d'emails (à droite) : contrat, état des lieux, inventaire, quittance, emails de notification, etc.

L'éditeur

  • édition visuelle type traitement de texte (gras, italique, titres, polices, tailles, tableaux) ;
  • règle graduée qui pilote réellement les marges de la page, avec option pour l'afficher/masquer ;
  • zoom et interligne réglables ;
  • champs à insérer (nom du locataire, montant, dates…) remplacés automatiquement à la génération ;
  • historique des versions : revenez à une version précédente en cas de fausse manipulation.

12. Import de documents

Vous pouvez importer un bail ou une quittance en PDF existant : l'application en extrait les informations (locataire, montants…) pour pré-remplir les fiches et vous faire gagner du temps. Vérifiez toujours les valeurs proposées avant d'enregistrer.

13. Courriers de révision & correspondance

L'onglet correspondance permet de générer des lettres de révision de loyer (basées sur l'indice IRL du bail) et des courriers liés à la TEOM (taxe d'enlèvement des ordures ménagères), ainsi que d'envoyer des emails au locataire.

14. Tableau de bord

Le Tableau de bord de chaque entité donne une vue d'ensemble : biens, baux en cours, quittances récentes et actions à mener.

15. Paramètres de l'entité

  • Coordonnées de l'entité (adresse en 3 champs, SIRET, IBAN) reprises sur les documents ;
  • Modèle de quittance : couleur, police, logo, blocs affichés ;
  • Signature : téléversée ou dessinée à la souris/au clavier ;
  • Intégration Google : connexion Drive, dossier de destination, dossiers locataires privés ou partagés ;
  • Modèle d'email de notification personnalisable.

16. Administration réservé admin

Les comptes administrateurs disposent d'un espace dédié (menu Administration) offrant une visualisation complète des données de l'instance :

Vue d'ensemble

  • toutes les entités avec leurs compteurs (biens, locataires, baux, quittances) et leurs propriétaires ;
  • statistiques globales : nombre d'utilisateurs, d'administrateurs, d'entités, de quittances ;
  • détail par entité : liste complète des biens, locataires, baux et quittances.

Gestion des utilisateurs

  • accorder / retirer le rôle administrateur ;
  • activer / désactiver un compte (un compte désactivé ne peut plus se connecter) ;
  • réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur (mot de passe temporaire) ;
  • supprimer un compte (refusé s'il est le seul propriétaire d'une entité, ou le dernier admin).
Garde-fous : impossible de supprimer ou désactiver le dernier administrateur, ni son propre compte.

17. FAQ & dépannage

Les emails ne partent pas

Si le serveur d'envoi (SMTP) n'est pas configuré, les emails sont seulement journalisés. Demandez à l'administrateur de renseigner les paramètres d'envoi.

« La messagerie Google n'est pas connectée »

Connectez le compte Google de l'entité dans Paramètres, et vérifiez que les API Drive/Gmail sont activées sur le projet Google Cloud (§4).

« Fichier trop volumineux »

La taille d'un téléversement est plafonnée (15 Mo pour un état des lieux). Réduisez la résolution du scan si nécessaire.

Je ne vois pas le menu Administration

Il n'apparaît que pour les comptes administrateurs. Demandez à un administrateur de vous accorder ce rôle.

Revenir en haut